Politică și bune practici în legătură cu lupta împotriva corupției

POLITICA ÎN LEGĂTURĂ CU LUPTA ÎMPOTRIVA CORUPȚIEI

 

ASPECTE:

Grupul BOIRON acordă o mare importanță Transparenței și Eticii în relațiile dintre toți participanții la proiectele sale.

Legea franceză din 9 decembrie 2016 obligă companiile să lupte împotriva corupției și a traficului de influență, motiv pentru care instituim un dispozitiv de autoprotecție la nivelul tuturor filialelor noastre.

Considerăm această cerință ca fiind o oportunitate pentru a descrie etica așteptată din partea fiecăruia dintre partenerii de afaceri.

Ne dorim, de asemenea, ca fiecare angajat, în cadrul activității proprii, să păstreze integritatea și buna reputație a grupului. 

ÎN LUPTA ÎMPOTRIVA CORUPȚIEI:

  • Respectați și determinați-i pe toți angajații grupului să respecte această Politică în legătură cu lupta împotriva corupției în Franța și pe plan internațional;
  • Asigurați-vă că partenerii, clienții, furnizorii de servicii, intermediarii și furnizorii noștri se conformează cerințelor noastre.

LINIILE DIRECTOARE ALE POLITICII NOASTRE:

  • Identificarea și evaluarea riscurilor de corupție;
  • Definirea și impunerea respectării atitudinilor așteptate pentru evitarea faptelor de corupție;
  • Instruirea și informarea angajaților și a partenerilor asupra politicii grupului în privința luptei împotriva corupției;
  • Permiterea colaboratorilor și a partenerilor să emită alerta în cazul conduitelor sau al situațiilor contrare politicii noastre;
  • Implementarea procedurilor de evaluare a clienților, furnizorilor de primul rang și a intermediarilor;
  • Evaluarea periodică a eficacității dispozitivului de prevenire a corupției.


                                            Valérie Poinsot                                           Jean-Christophe Bayssat        
                                         Directrice Generale                                       Director General Adjunct
                                                                                                                 Farmacist Responsabil

 

BUNE PRACTICI ÎN LEGĂTURĂ CU LUPTA ÎMPOTRIVA CORUPȚIEI

 

DOMENIUL DE APLICARE A POLITICII DE LUPTĂ ÎMPOTRIVA CORUPȚIEI

Politica grupului BOIRON în legătură cu lupta împotriva corupției se aplică tuturor angajaților grupului BOIRON, precum și partenerilor externi și ocazionali, în Franța și pe plan internațional. 

Aceasta se aplica tuturor relațiilor cu clienții, furnizorii și, în general, toți partenerii grupului. 

Aceasta este aplicabilă în orice locații în care grupul BOIRON desfășoară activități prin intermediul unei filiale sau în alt fel. În orice caz, se va respecta legislația locală dacă aceasta are prevederi mai stricte față de Politica Boiron.

 

REGULĂ GENERALĂ

În general, corupția activă (actul de a corupe) constă in intenția de a influența sau în influențarea acțiunii sau deciziei unei persoane private sau publice printr-un dar sau promisiunea unui dar (cadou, bani, masă, călătorie, serviciu, sponsorizare etc.), în special în scopul obținerii anumitor favoruri sau avantaje.

Corupția pasivă (faptul de a fi corupt) constă din acceptarea unei promisiuni sau a unui dar sau primirea unui dar în contrapartidă cu o influențare, cu o acțiune sau cu o decizie.

Traficul de influență desemnează fapta unei persoane de a-și monetiza calitatea sau autoritatea, reale sau presupuse, pentru a influența o decizie care va fi luată de către un terț. Acesta implică trei participanți: beneficiarul (cel care furnizează avantaje sau cadouri), intermediarul (cel care utilizează creditul pe care îl deține ca urmare a poziției sale) și persoana țintă care are puterea de decizie (autoritate sau agent public, magistrat, expert etc.).

Corupția activă sau pasivă și traficul de influență implică responsabilitatea personală a angajatului și îl expune la sancțiuni disciplinare instituite de companie, dar și la sancțiuni penale (amenzi și pedepse cu închisoarea) ca urmare a legislației aplicabile. 

Compania va putea, în egală măsură, să sufere sancțiuni masive prin amenzi sau prin interdicția de a-și exercita activitatea.

Atitudine așteptată:

Trebuie să acționați cu atenție față de aceste practici și să vă adresați următoarele întrebări: 

  • Se respectă legile și reglementările?
  • Sunt conforme cu Politica BOIRON și cu interesele grupului?
  • Se bazează pe interese personale?
  • M-aș simți confortabil dacă hotărârea mea ar fi făcută publică?
  • Am acționat în mod transparent?

În cazul în care vă puneți întrebări, nu ați înțeles sau aveți dubii în legătură cu o situație sau o practică susceptibilă de a fi considerată a fi corupție, trebuie imediat să solicitați și să primiți sfaturi referitoare la conduita de urmat din partea superiorului ierarhic și/sau al departamentului de audit intern.

 

REGULI SPECIFICE

Cadouri, semne de curtoazie, invitații la ospitalitate și activități de divertisment:

Definiții:

Cadourile sunt avantaje de orice tip, oferite de către o persoană ca semn de recunoștință sau de prietenie, fără a aștepta nimic în schimb.

Invitațiile de ospitalitate includ în general plata băuturilor, meselor, călătoriilor sau cazării.

Activitățile de divertisment includ în special faptul de a asista la spectacole, concerte sau la evenimente sportive.

Atitudine așteptată:

Vă rugăm să acordați o atenție deosebită în privința cadourilor, semnelor de curtoazie, invitațiilor și ospitalității, activităților de divertisment, fie că sunt primite sau oferite, întrucât deși acestea pot fi un mijloc de favorizare a bunelor relații, ele pot de asemenea constitui un mijloc de a influența o decizie, de a favoriza o companie sau o persoană.

Vă rugăm să respectați regulile următoare în privința cadourilor primite: 

  • Trebuie să fie cu frecvență scăzută / rare și să nu devină un obicei;
  • Sumele trebuie să fie rezonabile;
  • Trebuie să poată fi împărțite cu alți angajați care nu au rol decizional;
  • Nu trebuie să fie niciodată de natură financiară: împrumut, numerar sau echivalent al numerarului (de ex., bonuri de cumpărături);
  • Nu trebuie să facă niciodată obiectul unei contrapartide; 
  • În perioada cererii de oferte sau a renegocierii contractelor, acestea trebuie sistematic refuzate;
  • Trebuie făcute în deplină transparență față de ierarhie. 

Pentru cadourile acordate:

  • Trebuie să fie rare și să nu devină un obicei;
  • Sumele trebuie să fie rezonabile ținând cont de contextul țării în care este oferit (de ex., cutie cu bomboane de ciocolată, flori);
  • Nu trebuie să fie niciodată de natură financiară: împrumut, numerar sau echivalent al numerarului (de ex., bonuri de cumpărături);
  • Nu trebuie să facă niciodată obiectul unei contrapartide;
  • Sunt interzise în perioada de cerere de oferte sau de renegociere a contractelor; 
  • Trebuie făcute în deplină transparență față de ierarhie;
  • Trebuie să fie identificabile în conturile societății. 

Relații cu funcționarii publici:

Definiții: 

Termenul „funcționar public” desemnează:

Orice persoană responsabilă, reprezentant sau angajat ales sau desemnat al unui guvern sau minister, al unei agenții guvernamentale, al unei organizații internaționale publice sau al unei societăți care aparține, chiar și parțial, unui guvern (miniștri, parlamentari, aleși, agenți, judecători, funcționari incluzând medicii din spitalele publice etc.), precum și responsabilii politici și candidații la o funcție publică.

Atitudine așteptată:

Orice relație cu un funcționar public trebuie să fie conformă cu reglementările. Este strict interzisă acordarea oricarui tip de beneficiu unui funcționar public.

În toate cazurile, colaboratorii BOIRON trebuie să:

  • acționeze în mod onest și transparent, informând în prealabil superiorul ierarhic;
  • nu ofere nimic niciodată unui funcționar public,
  • nu efectueze plăți de facilitare, adică plăți neoficiale (prin opoziție cu drepturile și taxele oficiale) vărsate pentru a facilita sau accelera orice formalitate, în special pe cele administrative, de exemplu solicitările de autorizații de introducere pe piață a produselor noastre, de vămuire, de permis, de viză etc. cu excepția cazului de forță majoră, la decizia Direcției Generale a grupului,
  • participe însoțiți de (cel puțin) încă o persoană la întâlnirile cu funcționarii publici.

Daruri pentru organizațiile sau asociațiile de caritate sau politice:

Definiții:

Darurile și donațiile către organizații sau asociații, partide sau responsabili politici sunt avantaje date sub forma banilor și/sau a contribuțiilor în natură. Acestea sunt alocate unui scop specific: cercetare, formare, mediu, scopuri caritabile, umanitare și politice.

Contribuțiile politice, financiare sau de altă natură, sunt destinate susținerii partidelor, responsabililor sau inițiativelor politice.

Acestea sunt interzise cu strictețe. 

Angajamentul politic al angajaților BOIRON trebuie să se desfășoare exclusiv în sfera privată.

Atitudini așteptate:

În toate cazurile, angajatii BOIRON trebuie să:

  • obțină în prealabil autorizarea Direcției Generale a grupului dacă darul/donația sunt făcute în numele BOIRON,
  • darurile/donațiile trebuie să poată fi vizibile în conturile societății și să facă obiectul unui contract care va preciza obiectivul darului/donației și utilizarea așteptată a acestora,
  • darul/donația nu trebuie să aibă caracter caritabil și nu trebuie să dea naștere niciunei contrapartide,
  • darurile/donațiile adresate partidelor sau responsabililor politici folosind resursele BOIRON sunt interzise. Angajații, în cadrul angajamentului politic propriu, trebuie să utilizeze exclusiv mijloace și bunuri personale. Aceștia trebuie să acționeze pentru a nu afecta reputația BOIRON și să fie vigilenți cu privire la percepția pe care ar putea-o genera acțiunile politice personale. 

Mecenat, sponsorizare:

Definiție:

Prin mecenat sau sponsorizare, compania dorește să sprijine financiar sau material o operă, o acțiune socială, culturală sau sportivă pentru a-și comunica și promova valorile. 
În principiu, acțiunile de mecenat și de sponsorizare sunt interzise cu excepția cazurilor speciale, autorizate corespunzător de Direcția Generală a grupului.

Atitudine așteptată:
În toate cazurile, colaboratorii BOIRON trebuie să:

  • obțină în prealabil autorizația Direcției Generale a grupului,
  • nu caute avantaje directe din partea beneficiarului (altele decât promovarea imaginii companiei),
  • acțiunile de mecenat sau sponsorizare trebuie să fie identificabile în conturile societății. 

Conflict de interese:

Definiție:
Conflictul de interese apare în orice situație în care activitățile sau interesele personale ale angajaților sunt în conflict cu funcțiile sau responsabilitățile profesionale.

Atitudine așteptată:

În cazul în care circumstanțele dau naștere conflictului de interese potențial sau real, angajații trebuie să: 

  • manifeste transparență și să prezinte situația superiorului lor ierarhic;
  • se asigure că decizia nu este influențată și nici determinată de un interes, altul decât interesul companiei.


PUNERE ÎN APLICARE

Formare - informare:

Angajații trebuie să ia la cunoștință Politica BOIRON referitoare la lupta împotriva corupției și să participe la sesiunile de formare și de sensibilizare organizate. 

Semnalarea practicilor neconforme:

Orice angajat care semnalează dezinteresat și de bună credință o încălcare potențială a Politicii BOIRON referitoare la lupta împotriva corupției va fi protejat împotriva oricăror forme de măsuri de represalii.

Fiecare angajat trebuie să își exprime îndoielile și/sau să adreseze întrebări:

  • dacă se confruntă cu un caz potențial de corupție;
  • dacă estimează de bună credință că a avut loc, are loc sau va avea loc o încălcare a Politicii BOIRON sau a reglementărilor;
  • dacă descoperă că o persoană suferă represalii pentru semnalarea de bună credință a unei probleme.

O eroare de bună credință nu va antrena nicio măsură disciplinară. În schimb, denunțătorii abuzivi sau rău intenționați pot fi pasibili de sancțiuni disciplinare sau chiar penale.

Conform procedurii de primire a semnalărilor, angajatul va trebui să:

  • trimită un e-mail la următoarea adresă securizată: ethic@boiron.fr. Această adresă va fi în responsabilitatea comună a Direcției de Resurse Umane și a Direcției Juridice a grupului;
  • descrie exact, în respectivul e-mail, faptele (cine? când? ce?).

Direcția de Resurse Umane și Direcția Juridică vor confirma primirea acestei semnalări și vor stabili acțiunile care se vor întreprinde și calendarul pentru evaluarea semnalării. 

Direcția de Resurse Umane și/sau Direcția Juridică vor desfășura, cu sprijinul după caz al altor direcții sau organe competente, o anchetă asupra faptelor care au condus la semnalare. Natura proprie a semnalărilor implică garantarea de către responsabilii anchetei a unei confidențialități stricte în privința identificării autorului semnalării, a faptelor și a persoanelor vizate pe întreaga durată a anchetei. În acest scop, aceștia se angajează să respecte carta eticii implementată în cadrul grupului.

Direcția de Resurse Umane și Direcția Juridică formulează informațiile preliminare către Direcția Generală a Grupului sau Președintelui Consiliului de Administrație dacă aceste informații se referă la un membru al Direcției Generale. Autorul semnalării și persoanele vizate de respectiva semnalare vor fi informate de această etapă.

Dacă acțiunea nu se continuă, Direcția de Resurse Umane și Direcția Juridică vor distruge în totalitate elementele dosarului de semnalare.

Dispozitive de alertă profesională și de protecție a datelor cu caracter personal

În conformitate cu reglementarea aplicabilă pentru protecția datelor în majoritatea țărilor în care este prezentă compania și, în special în cadrul Uniunii Europene, orice persoană identificată în cadrul unei proceduri de alertă pe teme de etică, fie că este emitentul alertei sau persoana care face obiectul alertei, își poate exercita dreptul de acces la datele referitoare la propria persoană, utilizând procedura definită de companie.

Orice persoană va putea solicita, în aceeași măsură, corectarea sau eliminarea datelor dacă acestea sunt inexacte, incomplete, echivoce sau perimate, prin aceleași modalități.

Angajamentele grupului BOIRON

Grupul se angajează pe deplin să:

  • trateze cu seriozitate toate declarațiile;
  • abordeze în mod eficace și în detaliu alertele;
  • evalueze în mod obiectiv și imparțial faptele;
  • întreprindă măsuri corective și sancțiuni disciplinare adecvate, putând ajunge, după caz, până la concediere. 

Diferitele cazuri și exemple citate în Politica BOIRON referitoare la lupta împotriva corupției nu sunt limitative. În fapt, grupul va sancționa orice caz de corupție dovedit, chiar dacă acesta nu a fost descris în Politică. 

În mod similar, vor fi sancționate faptele de corupție despre care grupul ar avea cunoștință, în afara  procedurii de semnalizare descrisă mai sus.

Punere în aplicare: responsabilitate și supraveghere

Politica BOIRON de luptă împotriva corupției este supusă revizuirii și adaptării.

Departamentul de Audit Intern al grupului BOIRON efectuează controale periodice pentru a verifica buna punere în practică a dispozitivului de luptă împotriva corupției.

Un Comitet de etică își va da avizul în privința eficacității dispozitivului. Acesta se va reuni în respectivul scop cel puțin o dată pe an. Comitetul mai sus menționat este compus din Directorul General Adjunct responsabil cu Resursele Umane, Directorul Juridic al grupului, un jurist din cadrul Departamentului de Resurse Umane și un jurist din Departamentul Juridic al grupului.